- Chức năng
Văn phòng Trường hợp giúp Hiệu trưởng và Ban giám hiệu tổ chức, điều hành toàn bộ các hoạt động hành chính trong phạm vi toàn trường. Tổ chức giao dịch hành chính, trao đổi thông tin giữa Ban giám hiệu với các cơ quan khác và giữa Ban giám hiệu với các đơn vị, cán bộ viên chức (CBVC) và sinh viên trong trường; Đồng thời thực hiện công tác tổng hợp, thống kê và tham mưu cho Ban Giám hiệu trong công tác kế hoạch của Trường.
Văn phòng Trường với chức năng tổ chức, điều hành các hoạt động hành chính sẽ đảm nhiệm vai trò đầu mối phối hợp với các đơn vị bên trong và là cầu nối phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài Trường trong việc thực hiện nhiệm vụ của Nhà trường. Văn phòng Trường là nơi tiếp nhận mọi thông tin đến và đi của Trường ĐHCT.
- Nhiệm vụ
Xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy chế, quy định về văn thư, lưu trữ, quản lý, cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ, ứng dụng công nghệ thông tin trong nghiệp vụ hành chính văn phòng.
Chịu trách nhiệm ghi chép biên bản cuộc họp giao ban đầu tuần của Trường và các cuộc họp chung do Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng chủ trì khi được phân công.
Tham gia tổ chức Hội nghị Viên chức Trường hàng năm, các hội nghị hội thảo trong nước và quốc tế của Trường; Tổ chức in ấn, sao chép tài liệu phục vụ cho công tác và hội nghị.
Phối hợp xây dựng các Thỏa thuận, Ghi nhớ hợp tác với các đối tác ngoài Trường; tham gia tổ chức ký kết và thực hiện hợp tác.
Sắp xếp công tác tiếp khách, giao tế, lễ tân.
Chuẩn bị các bài diễn văn, phát biểu, tài liệu giới thiệu theo yêu cầu của Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng.
Kế hoạch:
Xây dựng Kế hoạch khung hằng năm; lịch làm việc hàng tuần; kế hoạch chung về các mặt công tác của Trường.
Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp kết quả thực hiện các kế hoạch.
Tham gia xây dựng, rà soát, bổ sung, thúc đẩy thực hiện Đề án Kế hoạch trung hạn, Kế hoạch chiến lược của Trường, Quy hoạch phát triển tổng thể Trường Đại học Cần Thơ.
Phối hợp lập kế hoạch ngân sách nhà nước hằng năm.
Công tác tổng hợp, thống kê, báo cáo:
Tổng hợp, xây dựng báo cáo: Tổng kết năm học, tháng, quý, theo quy định và yêu cầu; tổng hợp và thực hiện báo cáo giao ban của Trường.
Thực hiện công tác công khai các điều kiện đảm bảo chất lượng giáo dục, công khai thu chi tài chính của Trường theo quy định.
Quản lý, tổng hợp, thống kê công tác chuyên môn của giảng viên và lập kế hoạch chi trả tiền giảng cho giảng viên toàn Trường.
Cập nhật các số liệu thống kê trong toàn Trường và ĐBSCL để cung cấp kịp thời theo yêu cầu của Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng.
Công tác văn thư và lưu trữ:
Tổ chức chỉ đạo công tác văn thư của Trường: công văn đến, công văn đi, phân phối, hướng dẫn và kiểm tra quy cách các văn bản, theo dõi việc thực hiện, lưu trữ.
Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của Trường.
Theo dõi và cấp giấy giới thiệu, công lệnh, giao nhận bưu phẩm.
Đầu mối giúp Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng chỉ đạo thực hiện công tác Bảo vệ bí mật nhà nước của Trường.
Quản lý việc in, cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ (VBCC) của Trường ĐHCT gồm: sản xuất, quản lý, bảo quản, hủy phôi VBCC; quy trình cấp phát phôi VBCC.
Quản lý và khai thác đội xe ô tô, nhà khách, nhà học D1 và D2, văn phòng Liên lạc của Trường tại thành phố Hồ Chí Minh; tổ chức ăn ở cho khách đến làm việc với Trường; Quản lý các phương tiện nghe nhìn, các hội trường ở khu Nhà Điều hành; Phục vụ vệ sinh và bảo vệ an toàn cho khu Nhà Điều hành.
Quản lý, bổ sung hiện vật, tài liệu Phòng Truyền thống của Trường.
Đầu mối lập kế hoạch triển khai hoạt động kết nối và phục vụ cộng đồng của Trường ĐHCT.
Đầu mối phối hợp hoạt động với các đơn bên trong Trường; cầu nối phối hợp với các cơ quan có liên quan trong việc thực nhiệm vụ của Nhà trường.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính trong toàn Trường; thúc đẩy mô hình một cửa điện tử.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Nhà trường giao.